Administración de Tiempo - Gerentes
Probablemente piensas que eres bueno administrando tu tiempo y tal vez así sea, sin embargo, los gerentes más exitosos - incluso tú – se pueden beneficiar de estrategias inteligentes para mejorar su cociente de efectividad. La razón por la que este plan de acción funciona, es muy simple.
Los gerentes efectivos, generalmente planean su día buscando maximizar el uso de su tiempo. Esto, por supuesto, es un excelente hábito para adoptar y perfeccionar. Sin embargo, el mundo real, usualmente se niega a operar según tus horarios.
Los “fuegos” operacionales pueden surgir de muchas direcciones y deben ser “apagados” de inmediato para evitar mayores y más serias complicaciones. Los gerentes rara vez incluyen es sus horarios, tiempo para “apagar fuegos” en sus planes diarios –con justa razón. Es normalmente imposible saber cuando estos problemas se pueden presentar y de donde vendrán; pero tú sabes que vendrán, usualmente reforzando la Ley de Murphy (cualquier cosa que pueda salir mal, lo hará, y siempre en el peor momento).
Implementando cualquier estrategia que ayude a la administración de tu tiempo, mejorarás tu funcionamiento continuo y minimizarás el efecto de la Ley de Murphy. Pruébalas todas y continúa utilizando las estrategias que te funcionen mejor.
Cinco tips para ayudarte a administrar mejor tu tiempo:
1.- Evalúa honestamente las fortalezas y debilidades individuales de tu personal. No sólo delegues porque tienes el poder de hacerlo; delega inteligentemente. Delega aquellos aspectos en los que algunos empleados son más fuertes que tú en ciertas áreas. Delega las áreas en las que eres fuerte a aquellos que pueden ser un poco débiles para esas tareas. Los empleados fuertes son aquellos que te liberarán tiempo para hacer otras cosas, incluyendo ser un recurso poderoso para aquellos empleados que puedan necesitar algo de ayuda.
2.- Agenda reuniones por grupos o bloques en vez de hacerlo individualmente o al azar. Agendar una junta por la mañana, otra a medio día y una más al final del mismo, romperá la efectividad de tu tiempo innecesariamente. También notarás que las reuniones no siempre duran lo pronosticado, lo que te deja aún menos espacios de tiempo para trabajar. Si agendas las tres juntas en un solo bloque de tiempo, completarás dos metas de la administración de tiempo. Las reuniones empezarán y terminarán en tiempo; y segundo, puedes planear eficientemente el resto de tu día para realizar otras actividades importantes.
3.- Agenda tiempos específicos para contestar llamadas. Una vez más esta simple estrategia logará dos objetivos: Primero, no serás constantemente interrumpido por llamadas que deben ser tomadas o regresadas de inmediato. Esto te permite apegarte más a lo que habías planeado para tu día. Segundo, tu asistente puede decirle a quienes te llamen a qué hora pueden esperar la llamada de vuelta, situación que apreciarán.
4.- Se excepcionalmente claro al momento de delegar tareas. Cuando delegas alguna tarea de manera poco clara, en vez de que esa situación te genere un ahorro de tiempo, será contraproducente, ya que tus empleados estarán confundidos, comentarán errores e incluso es probable que tengan que rehacer el proyecto, lo que implica que tu día, previamente planeado, se verá lleno de interrupciones por parte de tus empleados que estarán buscando aclarar sus dudas sobre el trabajo delegado o buscando la aprobación de tu parte para el mismo en cada corrección.
5.- Agenda un tiempo para tranquilidad cada día y cúmplelo religiosamente. Los gerentes más experimentados estarán de acuerdo en que nunca parece haber tiempo suficiente para pensar en donde están y que es lo que quieren lograr. Incluso aquellos gerentes que si agendan ese tiempo para pensar en muchas ocasiones lo ven consumido por llamadas telefónicas, juntas inesperadas, o “fuegos operacionales”. Al agendar este tiempo para pensar y respetarlo, envías un mensaje a tu personal, haciéndoles ver que no serás interrumpido, sus dudas o preocupaciones tendrán que esperar y tu obtendrás ese tiempo de tranquilidad planeado.
Utiliza algunos de estos tips para mejorar tus esfuerzos de administración de tiempo, la naturaleza de lo ocupado de tus días sugiere que el uso de cualquier técnica de administración de tiempo, no hará más que ayudar. Si no has adoptado ninguna de estas técnicas, prueba utilizarlas por un tiempo.